Polityka prywatności

Wspólna polityka MediPrawko.pl / MediCityPoint · wersja z 16 października 2026 r.

Tutaj wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z obsługą pacjentów, w jakich celach, komu je udostępniamy i jakie prawa Ci przysługują. Zasady obejmują przychodnię, serwisy mediprawko.pl i medicitypoint.pl oraz udostępniane przez nas formularze.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Katarzyna Kielska-Maraszek, prowadząca działalność pod firmą MediPrawko–Medycyna Pracy Katarzyna Kielska-Maraszek, NIP 8982122021, działająca pod nazwami MediPrawko.pl i MediCityPoint. Adres administratora i przychodni: ul. Kamienna 139/U2, 50-545 Wrocław.

W sprawach dotyczących danych osobowych i realizacji swoich praw możesz napisać na biuro@medicitypoint.pl, skontaktować się z rejestracją lub przesłać pismo na powyższy adres.

Polityka dotyczy danych przetwarzanych przez tego administratora podczas obsługi w przychodni, rejestracji osobistej, telefonicznej i internetowej, korespondencji, korzystania z obu serwisów oraz formularzy udostępnianych z linków SMS, w tym na formularz.medicitypoint.pl. Obejmuje dokumenty papierowe i elektroniczne. Po udostępnieniu odpowiednich funkcji obejmie także dokumenty dołączane do formularzy i dane podawane na tabletach w przychodni. Informacje o funkcji planowanej nie oznaczają, że jest już dostępna.

2. Jakie dane zbieramy i skąd je mamy

Zakres danych zależy od rodzaju badania, sposobu kontaktu i wykonywanej czynności. Możemy przetwarzać:

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, PESEL lub dane dokumentu tożsamości, datę urodzenia, płeć, obywatelstwo, adres, numer telefonu i adres e-mail — w zakresie potrzebnym do danej czynności lub wymaganym przepisami.
• Dane związane z wizytą: rodzaj i termin badania, informacje ze skierowania, dane pracodawcy i stanowisko pracy, ustalenia dotyczące rezerwacji oraz kontaktu z pacjentem.
• Dane dotyczące zdrowia: informacje z wywiadu, ankiet i oświadczeń o stanie zdrowia, informacje o chorobach i przyjmowanych lekach, wyniki badań, rozpoznania, orzeczenia oraz inne elementy dokumentacji niezbędne do świadczenia.
• Dane dotyczące uprawnień i rozliczeń: dane przedstawiciela ustawowego, osoby upoważnionej lub umawiającej, treść niezbędnych oświadczeń i podpisów, dane płatnika, faktury i płatności.
• Dane korespondencyjne i techniczne: treść zapytań i odpowiedzi, informacje o wysłaniu i odbiorze wiadomości, adres IP, datę i czas połączenia, dane przeglądarki oraz identyfikatory cookies zgodnie z pkt 8.

Dane otrzymujemy przede wszystkim od Ciebie. W odpowiednim zakresie możemy otrzymać je również od przedstawiciela ustawowego, osoby umawiającej lub upoważnionej, pracodawcy kierującego na badanie albo podmiotu uprawnionego do przekazania dokumentacji. Dane firmy mogą pochodzić z publicznych rejestrów. Informacje medyczne powstają także podczas udzielania świadczeń. Jeżeli uzyskujemy dane z innego źródła, przekazujemy wymaganą informację o ich przetwarzaniu, chyba że zastosowanie ma wyjątek przewidziany prawem.

Po uruchomieniu funkcji załączników przez rejestrację online lub formularz otwierany z linku SMS będzie można przekazać dokumenty, skany lub zdjęcia, np. skierowanie od pracodawcy, oświadczenie o stanie zdrowia, wyniki badań lub dokumenty dotyczące badań sanitarno-epidemiologicznych. Należy przesyłać tylko dokumenty właściwego pacjenta, potrzebne do konkretnego świadczenia. Możemy poprosić o okazanie oryginału lub wyjaśnienie treści dokumentu.

3. Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy dane

• Rezerwacja i organizacja wizyty, kontakt w jej sprawie, potwierdzenia i przypomnienia: podjęcie działań na żądanie pacjenta przed zawarciem umowy i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w zakresie obowiązków ustawowych także art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Gdy przetwarzane są dane dotyczące zdrowia, właściwą podstawą jest również art. 9 ust. 2 lit. h RODO, z zachowaniem wymogów ust. 3.
• Przeprowadzenie badań, udzielenie świadczenia, wydanie orzeczenia oraz prowadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji medycznej: art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. h i ust. 3 RODO. Obowiązki wynikają w szczególności z przepisów o prawach pacjenta, działalności leczniczej, służbie medycyny pracy oraz przepisów właściwych dla danego badania.
• Rozliczenie usług i obowiązki księgowe lub podatkowe: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, w związku z właściwymi przepisami rachunkowymi i podatkowymi.
• Obsługa zapytań niezwiązanych ze świadczeniem medycznym, ochrona systemów i wyjaśnianie nieprawidłowości: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest prowadzenie korespondencji, zapewnienie bezpieczeństwa oraz wykazanie prawidłowej obsługi. Dostęp do danych dotyczących zdrowia wymaga dodatkowo właściwej podstawy z art. 9 RODO.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy niezbędne są dane dotyczące zdrowia — również art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
• Odrębne, dobrowolnie wybrane cele, w tym marketing i dodatkowe cookies: zgoda, gdy jest wymagana — art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej. Cel i zakres zgody podajemy przy jej uzyskiwaniu. W przypadku odrębnego celu wymagającego zgody na dane dotyczące zdrowia potrzebna jest wyraźna zgoda zgodna z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Przetwarzanie niezbędne do udzielenia świadczenia i prowadzenia wymaganej dokumentacji nie opiera się na ogólnej zgodzie na wszystkie działania przychodni. Zgoda na badanie, upoważnienie do dokumentacji i zgoda marketingowa są odrębnymi oświadczeniami.

Dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi wybranej czynności lub wynikają z przepisów. Bez nich możemy nie móc dokonać rezerwacji, udzielić świadczenia lub prawidłowo go udokumentować. Wcześniejsze uzupełnienie danych do umówionej wizyty przez formularz internetowy ułatwia rejestrację; można też podać je na miejscu. Samo niewypełnienie tego formularza nie odwołuje wizyty. Dodatkowe zgody są dobrowolne.

Nie podejmujemy wobec pacjentów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie wpływały na ich sytuację. Obsługa elektroniczna nie zastępuje oceny medycznej.

4. Komu możemy przekazywać dane

Dostęp do danych mają uprawnione osoby, wyłącznie w zakresie potrzebnym do swoich zadań. Odbiorcami danych mogą być:

• dostawcy hostingu, oprogramowania rejestracji i dokumentacji medycznej, usług informatycznych, poczty, kalendarza elektronicznego i kopii zapasowych;
• operatorzy telekomunikacyjni i dostawcy usług komunikacji, w zakresie potrzebnym do doręczenia SMS lub wiadomości e-mail;
• podmioty medyczne, diagnostyczne oraz inne osoby i instytucje uprawnione do uzyskania dokumentacji na podstawie przepisów lub upoważnienia pacjenta;
• pracodawcy i podmioty kierujące lub rozliczające badania — tylko w prawnie dopuszczalnym zakresie, np. dotyczącym orzeczenia lub rozliczenia świadczenia;
• podmioty obsługujące księgowość, płatności i pomoc prawną, operatorzy pocztowi oraz uprawnione organy publiczne, jeżeli jest to niezbędne do danej czynności lub wymagane prawem;
• dostawcy narzędzi analitycznych i usług marketingowych, na zasadach opisanych w pkt 8 oraz zgodnie z udzielonymi zgodami.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie odpowiednich umów powierzenia. Inni odbiorcy mogą działać jako odrębni administratorzy w zakresie swoich zadań i obowiązków. Samo umówienie lub opłacenie wizyty za pacjenta ani posiadanie linku do formularza nie daje prawa do otrzymania jego dokumentacji medycznej. Pracodawca nie otrzymuje z tego powodu pełnego wywiadu, karty zdrowia ani wyników badań.

Korzystanie z usług dostawców o zasięgu międzynarodowym, w szczególności Google w zakresie kalendarza elektronicznego i narzędzi internetowych, może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Dla takich przekazań wymagana jest podstawa zgodna z rozdziałem V RODO: decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, w tym EU–US Data Privacy Framework dla objętych nim odbiorców, lub odpowiednie zabezpieczenia, np. standardowe klauzule umowne. Informacje o mechanizmach stosowanych przez Google są dostępne w zasadach przekazywania danych Google. O informacje dotyczące konkretnego przekazania i kopię właściwych zabezpieczeń możesz zwrócić się do nas pod adresem podanym w pkt 1.

5. Jak długo przechowujemy dane

Okres przechowywania wynika z celu przetwarzania i właściwych przepisów. Nie zależy od tego, czy dane podano na papierze, przez internet, telefon czy tablet.

• Dokumentacja medyczna: co do zasady 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkami przewidzianymi w art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. W dokumentacji służby medycyny pracy stosuje się okresy określone w przepisach szczególnych — zasadniczo 20 lat, a w przypadkach określonych narażeń zawodowych 40 lat. Dokumenty i załączniki włączone do dokumentacji podlegają właściwemu okresowi jej przechowywania.
• Rezerwacje i korespondencja niewłączone do dokumentacji medycznej: przez czas obsługi wizyty lub zgłoszenia i związanych z nimi rozliczeń, a następnie w niezbędnym zakresie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń albo zakończenia toczącego się postępowania.
• Historia wiadomości i dowody złożonych oświadczeń: przez czas potrzebny do wykazania przebiegu obsługi, wykonania obowiązku informacyjnego lub uzyskania wymaganej zgody, z uwzględnieniem okresu przetwarzania danych, których dotyczą, oraz właściwych terminów przedawnienia.
• Dane przekazane formularzem, oczekujące na odbiór: do skutecznego przekazania i potwierdzenia odbioru przez przychodnię. Gdy przekazanie wymaga wyjaśnienia, do zakończenia tego wyjaśnienia i ustalenia dalszego prawidłowego sposobu obsługi. Dalsze przechowywanie danych odebranych zależy od celu ich wykorzystania, w szczególności włączenia do dokumentacji medycznej.
• Dokumenty księgowe i podatkowe: przez okres wymagany właściwymi przepisami, zwykle 5 lat, liczony według zasad przewidzianych dla danego obowiązku, z uwzględnieniem zdarzeń przedłużających ten okres.
• Dane bezpieczeństwa i kopie zapasowe: przez czas niezbędny do wykrycia i wyjaśnienia błędów lub incydentów oraz odtworzenia danych po awarii. Kryterium zakończenia przechowywania jest ustanie tej potrzeby i zastąpienie kopii aktualną, przy zachowaniu wymaganych prawem okresów dokumentacji. Jeżeli dane są potrzebne jako dowód, okres może obejmować czas wyjaśnienia sprawy i właściwe terminy roszczeń.
• Dane marketingowe: do wycofania zgody lub skutecznego sprzeciwu, nie dłużej niż 3 lata. Niezbędny dowód wcześniejszej zgody lub sprzeciwu może być przechowywany odrębnie w celu wykazania wykonania obowiązków.
• Cookies: do końca sesji, upływu okresu wskazanego dla danego pliku albo wcześniejszego usunięcia go przez użytkownika; szczegóły opisuje pkt 8.

Wycofanie zgody lub wygaśnięcie linku do formularza nie oznacza usunięcia dokumentacji, którą mamy obowiązek przechowywać. Szczegółowe informacje dotyczące okresu przechowywania Twoich danych możesz uzyskać, kontaktując się z nami.

6. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do swoich danych, uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. W odpowiednich przypadkach przysługuje Ci także prawo przeniesienia danych dostarczonych przez Ciebie, przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy.

Jeżeli podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Zaprzestaniemy wówczas przetwarzania, chyba że istnieją ważne, nadrzędne podstawy prawne albo potrzeba ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego możesz wnieść w każdej chwili, bez uzasadnienia.

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Wycofanie zgody nie uchyla obowiązków wynikających z przepisów, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentacji medycznej. Prawo do usunięcia danych nie obejmuje danych, które musimy zachować na innej zgodnej z prawem podstawie.

Żądanie możesz przesłać na biuro@medicitypoint.pl lub zgłosić w przychodni. Przed udostępnieniem danych możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości i uprawnienia. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca; w przypadkach przewidzianych RODO termin może zostać przedłużony, o czym poinformujemy.

Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Informacje o złożeniu skargi znajdziesz na uodo.gov.pl. Prawa dotyczące uzyskania dokumentacji medycznej przysługują niezależnie od uprawnień wynikających z RODO.

7. Formularze, dokumenty i bezpieczeństwo

W formularzu zbieramy dane potrzebne do wskazanego przy nim celu. Formularz kontaktowy nie służy do przesyłania pełnej dokumentacji medycznej, chyba że wyraźnie udostępniono taką możliwość. Dokumenty medyczne należy przekazywać przez przeznaczony do tego kanał.

Przesyłanie danych przez udostępnione formularze internetowe odbywa się z użyciem szyfrowanego połączenia HTTPS. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do rodzaju danych i ryzyka, a dostęp do danych ograniczamy do osób uprawnionych. Chroń urządzenie używane do wypełnienia formularza i nie udostępniaj indywidualnego linku osobom nieupoważnionym.

Po wysłaniu formularza przedwizytowego otwieranego z linku SMS Twoje dane będą przetwarzane przez osoby do tego uprawnione. Ponowne otwarcie linku nie wyświetli wpisanych danych. Jeśli chcesz je poprawić, skontaktuj się z przychodnią.

Wymagane pole oświadczenia przy wysłaniu formularza dotyczy elektronicznego przekazania danych w określonym celu. Nie oznacza zgody na marketing, ujawnienie dokumentacji pracodawcy ani wszystkie inne działania przychodni. Informacje o przetwarzaniu są dostępne przy formularzu. Odrębne oświadczenia, upoważnienia i zgody dotyczą wyłącznie wskazanych przy nich czynności.

Po udostępnieniu tabletów w przychodni będzie można wypełnić na nich dostępne formularze, dokumenty i oświadczenia oraz złożyć podpis. Przed skorzystaniem z tej funkcji otrzymasz informację o zakresie zbieranych danych i znaczeniu podpisu. Podpis na ekranie nie oznacza automatycznie podpisu kwalifikowanego. Ewentualne dodatkowe przetwarzanie danych biometrycznych wymaga osobnej podstawy prawnej i informacji; niniejsza polityka nie stanowi na nie zgody.

8. Strony internetowe i cookies

Serwisy mogą zapisywać informacje techniczne potrzebne do działania, bezpieczeństwa i obsługi błędów, np. adres IP, czas połączenia, adres żądanego zasobu i dane przeglądarki. Cookies to niewielkie pliki przechowywane na urządzeniu, służące m.in. utrzymaniu sesji i zapamiętaniu preferencji.

Cookies niezbędne służą zapewnieniu działania wybranej usługi i zapamiętaniu ustawień prywatności. Dodatkowe cookies analityczne lub reklamowe wymagają odpowiedniej zgody. Narzędzia analityczne, w tym Google Analytics, mogą przetwarzać identyfikatory internetowe i informacje o korzystaniu ze strony; nie należy utożsamiać wszystkich tych informacji z danymi anonimowymi. Dane z formularzy pacjentów i dokumentacji medycznej nie są przeznaczone do analizy reklamowej.

Na stronach stosowane jest narzędzie CookieYes do obsługi preferencji cookies. Informacje o kategoriach, dostawcach i okresach działania plików są dostępne w ustawieniach cookies właściwej strony. Zestaw plików może się różnić pomiędzy mediprawko.pl i medicitypoint.pl. Pliki sesyjne działają do końca sesji, a stałe do określonej daty ważności lub ich wcześniejszego usunięcia.

Możesz odmówić dodatkowych cookies albo zmienić wybór w ustawieniach cookies strony. Możesz też usuwać lub blokować cookies w przeglądarce; wyłączenie plików niezbędnych może utrudnić działanie niektórych funkcji. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Zgoda na cookies nie jest zgodą na marketing SMS lub e-mail ani wykorzystywanie danych o zdrowiu do reklam.

Wiadomości organizacyjne dotyczące wizyty służą jej obsłudze. Komunikacja marketingowa wymaga odrębnej podstawy prawnej oraz zgód wymaganych dla danego kanału kontaktu. Informacje o możliwym przekazywaniu danych poza EOG znajdują się w pkt 4.

9. Aktualizacje i dostęp do polityki

Ta sama treść polityki jest udostępniana na mediprawko.pl i medicitypoint.pl. Możesz także poprosić o nią w przychodni. Zmiany zakresu usług lub przepisów mogą wymagać aktualizacji; datę wersji wskazujemy na początku dokumentu. Jeżeli zmiana wymaga dodatkowej informacji lub odrębnej zgody, przekażemy ją przed rozpoczęciem odpowiedniego przetwarzania.