Jeśli zatrudniasz pracowników, badania profilaktyczne powinny odbywać się w ramach pisemnej umowy z podstawową jednostką służby medycyny pracy. Ten obowiązek istniał przed e-orzeczeniami. Nowe zasady dodatkowo podkreślają znaczenie umowy: określa ona termin i sposób przekazania orzeczenia pracodawcy. [1][2]
Pracownik umawia badania w wybranej przez siebie placówce, przynosi dokument, a firma rozlicza koszt. Jeśli tak dotąd wyglądała organizacja badań w Twojej firmie, warto sprawdzić nie tylko orzeczenia, lecz także podstawę współpracy z placówką.
Wyjaśniamy, co uporządkować po wprowadzeniu e-orzeczeń, o co zapytać obecną medycynę pracy i jak przygotować firmę do sprawnego obiegu dokumentów.
Czy pracodawca musi mieć umowę z medycyną pracy?
Tak. Art. 12 ust. 1 ustawy o służbie medycyny pracy przewiduje pisemną umowę jako podstawę wykonywania badań wstępnych, okresowych i kontrolnych pracowników oraz innych świadczeń profilaktycznych. Zawiera ją podmiot zobowiązany do zapewnienia opieki — w przypadku pracowników jest to pracodawca — z podstawową jednostką służby medycyny pracy. [1]
Nie jest to obowiązek wprowadzony dopiero w październiku 2026 r. Sama faktura za pojedyncze badanie nie zastępuje takiej umowy. Nie należy też zakładać, że dobrowolny pakiet medyczny obejmuje ją automatycznie: trzeba sprawdzić zakres zawartej umowy.
Co daje firmie uporządkowana współpraca?
Wiesz, gdzie kierować pracowników, jak przekazać informacje o stanowiskach i kto odpowiada za dostarczenie dokumentów. HR nie musi każdorazowo ustalać procesu od początku.
Umowa powinna opisywać m.in. zakres opieki, organizację rejestracji i świadczeń, obowiązki stron, rozliczenia oraz zasady jej rozwiązania. Ustawa przewiduje okres zawarcia nie krótszy niż rok. Nie oznacza to samo w sobie obowiązku zakupu abonamentu — warunki finansowe określa umowa. [1]
Co zmieniło się od 18 października 2026 r.?
Zakończył się okres przejściowy dotyczący postaci orzeczeń. Zasadą jest teraz dokument elektroniczny, z wyjątkami określonymi w przepisach. Podstawą tej zmiany jest rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r., obowiązujące od 17 kwietnia 2026 r. — nie nowa ustawa wprowadzająca obowiązek zawierania umów. [2][4]
Lekarz wystawia dokument
Orzeczenie elektroniczne jest opatrywane podpisem lub sposobem uwierzytelnienia dopuszczonym w przepisach i zapisywane w SIM.
Pracownik ma dostęp
Informacje z orzeczenia trafiają na IKP. Na żądanie badanego lekarz wydaje podpisany własnoręcznie wydruk.
Firma otrzymuje orzeczenie
Placówka przekazuje je pracodawcy w terminie i w sposób ustalonych w umowie.
Podstawa powyższej ścieżki: § 3 ust. 4d–4h rozporządzenia w brzmieniu nadanym nowelizacją. [2]
Pracownik wykonał badanie „na wniosek własny”. Czy to wystarczy?
Sama nazwa użyta przez placówkę nie rozstrzyga, czy spełniono wymagania dotyczące badań pracowniczych. Kluczowe jest ustalenie, jakie badanie faktycznie wykonano, na jakiej podstawie i do jakiego stanowiska odnosi się dokument.
Badanie profilaktyczne pracownika przeprowadza się na podstawie skierowania pracodawcy, zawierającego informacje o stanowisku i warunkach pracy. Własne zgłoszenie pracownika nie zastępuje obowiązku zorganizowania profilaktycznej opieki przez pracodawcę. [3]
Nie oceniaj dokumentu wyłącznie po braku umowy
Brak umowy trzeba uporządkować, ale nie należy na tej podstawie automatycznie uznawać wszystkich wcześniejszych orzeczeń za nieważne. Równie niebezpieczne byłoby założenie, że każdy przyniesiony dokument wystarcza do dopuszczenia do pracy.
Sprawdź skierowanie, stanowisko i opis warunków pracy, datę oraz treść orzeczenia i uprawnienia lekarza. Wątpliwości wyjaśnij z jednostką, która wydała dokument, a gdy dotyczą dopuszczenia do pracy — również z osobą odpowiedzialną za kadry, BHP lub obsługę prawną firmy. Zawarcie umowy dzisiaj nie potwierdza wstecz prawidłowości wcześniejszych badań.
Nie masz umowy? Zacznij od czterech kroków
- Sprawdź dokumenty firmy. Ustal, czy umowa już istnieje, jakie osoby obejmuje i czy pozostaje aktualna.
- Uzgodnij współpracę z jednostką medycyny pracy. Przygotuj informacje o liczbie pracowników, stanowiskach, zagrożeniach i potrzebach organizacyjnych.
- Ustal odbiór orzeczeń. Wskaż upoważnionych odbiorców, kanał przekazania, termin oraz kontakt do wyjaśniania niezgodności.
- Uporządkuj kolejne skierowania. Przekazuj wymagane informacje o warunkach pracy i kontroluj aktualność orzeczeń.
Umowa organizuje współpracę. Nie zwalnia pracodawcy z jego obowiązków, w tym z zapewnienia prawidłowych skierowań i niedopuszczania do pracy bez odpowiedniego aktualnego orzeczenia. [3]
Pytania, które zadają pracodawcy i HR
Czy zatrudniając tylko jednego pracownika, również potrzebuję umowy?
Tak. Obowiązek dotyczący badań profilaktycznych pracowników nie jest uzależniony od minimalnej liczby zatrudnionych. Inaczej należy analizować samozatrudnienie i umowy cywilnoprawne — nie przenosimy na nie automatycznie wszystkich zasad dotyczących pracowników. [1]
Czy muszę od razu zmienić obecną placówkę?
Nie zakładaj tego z góry. Zapytaj, jak wystawia e-orzeczenia, udostępnia je na IKP i przekazuje firmie. Sprawdź też aktualną umowę. Decyzję o dalszej współpracy oprzyj na konkretnych odpowiedziach i dokumentach, a nie na samym haśle o cyfryzacji.
Czy firma może współpracować z kilkoma placówkami?
Tak — PIP wskazuje możliwość zawarcia umów z kilkoma jednostkami. Warto wtedy jasno ustalić zasady kierowania pracowników oraz odbioru dokumentów z każdej placówki. [3]
Czy wcześniejsze papierowe orzeczenia trzeba wymienić?
Sama zmiana postaci nowo wystawianych orzeczeń nie nakazuje ponowienia wszystkich wcześniejszych badań. Trzeba nadal kontrolować aktualność konkretnego orzeczenia i jego adekwatność do stanowiska oraz warunków pracy. Zmiana stanowiska lub inne okoliczności mogą wymagać odrębnej oceny. [2][3]
Czy każdy papierowy dokument po 18 października jest nieprawidłowy?
Nie. Przepisy dopuszczają papierowe orzeczenie w określonych przypadkach, m.in. braku dostępu do systemu teleinformatycznego. Osobną sytuacją jest podpisany przez lekarza wydruk istniejącego e-orzeczenia wydawany na żądanie badanego. Sam papier nie przesądza o nieprawidłowości dokumentu. [2]
Czy HR potrzebuje dostępu do IKP pracownika?
Nie trzeba logować się na konto pracownika. Przepisy określają odrębne przekazanie orzeczenia pracodawcy przez jednostkę medycyny pracy, zgodnie z umową. Nie proś pracownika o hasło do IKP. [2]
Czy musimy kupić nowy program do odbierania orzeczeń?
Przepisy o przekazywaniu orzeczenia nie wskazują jednego obowiązkowego programu dla wszystkich pracodawców. Kanał i termin uzgadnia się w umowie. Ustal rozwiązanie odpowiednie dla firmy, z uwzględnieniem ochrony dokumentów i dostępu upoważnionych osób. [2]
Jak sprawdzić przygotowanie naszej medycyny pracy?
Poproś o wyjaśnienie czterech spraw: jak dokument jest wystawiany i podpisywany, jak trafia do systemu, w jaki sposób i kiedy otrzyma go firma oraz co dzieje się przy awarii lub błędnych danych. Sprawdź, czy ustalenia znajdują odzwierciedlenie w umowie. Skan z pieczątką nie jest automatycznie tym samym co prawidłowo wystawione e-orzeczenie.
Uporządkuj badania pracowników i odbiór dokumentów
W MediCityPoint ustalamy z firmą zasady organizacji badań oraz przekazywania orzeczeń. Wystawiamy elektroniczne orzeczenia podpisane przez lekarzy i udostępniane na IKP. Pracodawcy przekazujemy zabezpieczony dokument na adres e-mail wskazany w umowie.
Dla Twojego HR oznacza to ustalony kanał odbioru i kontakt do zespołu, który pomoże wyjaśnić kwestie organizacyjne. Nie musisz samodzielnie układać całego procesu od początku.
Co przygotować do rozmowy?
Wystarczą na początek informacje o liczbie pracowników, rodzajach stanowisk i obecnym sposobie organizacji badań. Omówimy zakres współpracy i warunki umowy. Nie przesyłaj wyników badań ani dokumentacji medycznej pracowników w pierwszym zapytaniu.
Zapytaj o umowę współpracy → 666 103 789ul. Kamienna 139/U2, Wrocław · Obsługa firm w MediCityPoint
Podstawy i źródła
- Ustawa o służbie medycyny pracy — art. 12: pisemna umowa, zakres i warunki współpracy.
- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 456: w szczególności § 3 ust. 4d–4h rozporządzenia zmienianego oraz przepisy przejściowe nowelizacji.
- PIP: Badania lekarskie pracowników — skierowania, orzeczenia i współpraca z jednostką medycyny pracy.
- Centrum e-Zdrowia: Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy obowiązkowe, 19.10.2026.
Materiał dotyczy profilaktycznych badań pracowników. Nie jest oceną konkretnego orzeczenia ani indywidualną poradą prawną. Data opracowania: 28.10.2026.
