Якщо ви наймаєте працівників, профілактичні медичні огляди повинні проводитися на підставі письмового договору з базовою установою служби медицини праці. Цей обов’язок існував до запровадження електронних медичних висновків. Нові правила додатково підкреслюють значення договору: він визначає строк і спосіб передачі висновку роботодавцю. [1][2]
Працівник записується на огляд до обраного закладу, приносить документ, а компанія відшкодовує витрати. Якщо саме так ваша компанія організовувала огляди, варто перевірити не лише висновки, а й підстави співпраці із закладом.
Пояснюємо, що слід упорядкувати після запровадження електронних висновків, про що запитати ваш заклад медицини праці та як підготувати компанію до ефективного документообігу.
Чи повинен роботодавець мати договір з установою медицини праці?
Так. Стаття 12, пункт 1 польського Закону про службу медицини праці передбачає письмовий договір як підставу для попередніх, періодичних і контрольних оглядів працівників та інших профілактичних послуг. Його укладає суб’єкт, зобов’язаний забезпечити таку опіку, — у випадку працівників це роботодавець — з базовою установою служби медицини праці. [1]
Цей обов’язок не виник лише в жовтні 2026 року. Рахунок за окремий огляд не замінює такого договору. Також не слід припускати, що добровільний медичний пакет автоматично його охоплює: необхідно перевірити зміст укладеного договору.
Що дає компанії впорядкована співпраця?
Ви знаєте, куди направляти працівників, як передавати інформацію про посади та хто відповідає за надання документів. HR не потрібно щоразу вибудовувати процес із самого початку.
Договір повинен визначати, зокрема, обсяг опіки, організацію запису та послуг, обов’язки сторін, розрахунки й порядок його розірвання. Закон передбачає строк договору не менше одного року. Саме по собі це не означає обов’язку придбати абонемент — фінансові умови визначаються договором. [1]
Що змінилося з 18 жовтня 2026 року?
Завершився перехідний період щодо форми медичних висновків. Тепер загальним правилом є електронний документ, за винятком випадків, передбачених законодавством. Підставою зміни є розпорядження Міністра охорони здоров’я від 20 березня 2026 року, чинне з 17 квітня 2026 року, а не новий закон, що запроваджує обов’язок укладати договори. [2][4]
Лікар видає документ
Електронний висновок підписується або засвідчується способом, дозволеним законодавством, і зберігається в Системі медичної інформації (SIM).
Працівник отримує доступ
Інформація з висновку стає доступною в Інтернет-кабінеті пацієнта (IKP). На прохання особи, яка пройшла огляд, лікар видає роздруківку з власноручним підписом.
Компанія отримує висновок
Заклад передає його роботодавцю у строк і способом, визначеними в договорі.
Правова підстава цього порядку: § 3, пункти 4d–4h розпорядження в редакції після внесення змін. [2]
Працівник пройшов огляд «за власним бажанням». Чи цього достатньо?
Сама назва, яку використовує заклад, не визначає, чи дотримано вимог до оглядів працівників. Важливо встановити, який огляд фактично проведено, на якій підставі та якої посади стосується документ.
Профілактичний огляд працівника проводиться на підставі направлення роботодавця, що містить інформацію про посаду та умови праці. Самостійне звернення працівника не замінює обов’язку роботодавця організувати профілактичну опіку. [3]
Не оцінюйте документ лише за відсутністю договору
Відсутність договору потрібно усунути, але не слід автоматично вважати всі попередні висновки недійсними лише на цій підставі. Так само небезпечно припускати, що будь-якого наданого документа достатньо для допуску до роботи.
Перевірте направлення, посаду й опис умов праці, дату та зміст висновку, а також повноваження лікаря. З’ясуйте сумніви в установі, яка видала документ, а якщо вони стосуються допуску до роботи — також з відповідальним за кадри, охорону праці або юридичне обслуговування компанії. Укладення договору сьогодні не підтверджує заднім числом правильність попередніх оглядів.
Немає договору? Почніть із чотирьох кроків
- Перевірте документи компанії. З’ясуйте, чи договір уже існує, кого він охоплює та чи залишається чинним.
- Узгодьте співпрацю з установою медицини праці. Підготуйте інформацію про кількість працівників, посади, шкідливі чинники та організаційні потреби.
- Узгодьте отримання висновків. Визначте уповноважених отримувачів, канал передачі, строк та контакт для з’ясування розбіжностей.
- Упорядкуйте наступні направлення. Надавайте необхідну інформацію про умови праці та контролюйте чинність висновків.
Договір упорядковує співпрацю. Він не звільняє роботодавця від обов’язків, зокрема забезпечення правильних направлень і недопущення до роботи без відповідного чинного медичного висновку. [3]
Запитання, які ставлять роботодавці та HR
Чи потрібен договір, якщо я наймаю лише одного працівника?
Так. Обов’язок щодо профілактичних оглядів працівників не залежить від мінімальної кількості зайнятих. Самозайнятість і цивільно-правові договори слід аналізувати окремо — не всі правила для працівників автоматично поширюються на них. [1]
Чи потрібно негайно змінити поточний заклад?
Не робіть такого висновку заздалегідь. Запитайте, як заклад видає електронні висновки, надає доступ до них в IKP та передає їх компанії. Перевірте також чинний договір. Рішення про подальшу співпрацю має спиратися на конкретні відповіді й документи, а не лише на заяву про цифровізацію.
Чи може компанія співпрацювати з кількома закладами?
Так — Державна інспекція праці (PIP) вказує на можливість укладення договорів із кількома установами. У такому разі варто чітко визначити порядок направлення працівників та отримання документів від кожного закладу. [3]
Чи потрібно замінити попередні паперові висновки?
Сама зміна форми нових висновків не вимагає повторення всіх попередніх оглядів. Потрібно й надалі контролювати чинність конкретного висновку та його відповідність посаді й умовам праці. Зміна посади або інші обставини можуть потребувати окремої оцінки. [2][3]
Чи кожен паперовий документ після 18 жовтня є неправильним?
Ні. Законодавство допускає паперові висновки у визначених випадках, зокрема за відсутності доступу до інформаційної системи. Окремий випадок — підписана лікарем роздруківка наявного електронного висновку, видана на прохання особи, яка пройшла огляд. Сам папір не свідчить про неправильність документа. [2]
Чи потрібен HR доступ до IKP працівника?
Не потрібно входити до облікового запису працівника. Законодавство передбачає окрему передачу висновку роботодавцю установою медицини праці відповідно до договору. Не просіть у працівника пароль до IKP. [2]
Чи потрібно купувати нову програму для отримання висновків?
Правила передачі висновків не визначають однієї обов’язкової програми для всіх роботодавців. Канал і строк узгоджуються в договорі. Оберіть рішення, що відповідає потребам компанії, враховуючи захист документів та доступ уповноважених осіб. [2]
Як перевірити готовність нашого закладу медицини праці?
Попросіть пояснити чотири питання: як документ видається та підписується, як він потрапляє до системи, як і коли його отримує компанія та що відбувається в разі збою або неправильних даних. Перевірте, чи ці домовленості відображено в договорі. Скан із печаткою не є автоматично тим самим, що правильно оформлений електронний висновок.
Упорядкуйте огляди працівників та отримання документів
У MediCityPoint ми узгоджуємо з компанією порядок організації оглядів і передачі висновків. Ми видаємо електронні медичні висновки, підписані лікарями та доступні в IKP. Роботодавцю передаємо захищений документ на електронну адресу, зазначену в договорі.
Для вашого HR це означає узгоджений канал отримання документів і контакт із командою, яка допоможе з організаційними питаннями. Вам не потрібно самостійно вибудовувати весь процес із нуля.
Що підготувати до розмови?
Для початку достатньо інформації про кількість працівників, типи посад і нинішній спосіб організації оглядів. Ми обговоримо обсяг співпраці та умови договору. Не надсилайте результати аналізів або медичну документацію працівників у першому зверненні.
Запитайте про договір співпраці → 666 103 789ul. Kamienna 139/U2, Wrocław · Обслуговування компаній у MediCityPoint
Правові підстави та джерела
- Закон про службу медицини праці — стаття 12: письмовий договір, обсяг та умови співпраці.
- Розпорядження Міністра охорони здоров’я від 20 березня 2026 року, Dz.U. 2026, поз. 456: зокрема § 3, пункти 4d–4h розпорядження, до якого внесено зміни, та перехідні положення.
- Державна інспекція праці (PIP): Медичні огляди працівників — направлення, висновки та співпраця з установою медицини праці.
- Центр електронного здоров’я: Електронні висновки медицини праці є обов’язковими, 19.10.2026.
Матеріал стосується профілактичних оглядів працівників. Він не є оцінкою конкретного висновку або індивідуальною юридичною консультацією. Дата підготовки: 28.10.2026.
